什么是报表工具?和 EXCEL 有什么区别?

报表是什么? 带数据的表格和图表就都是报表,像工资表,考勤表,成绩表,资产负载表等等都是报表。

那报表工具,顾名思义就是用来做报表的工具,那 Excel 是不是也算报表工具?广义上讲当然也算。但 IT 界说的报表工具是个狭义概念,主要指用于制作企业应用中的报表的工具。

那什么是企业应用中的报表?和我们用 Excel 做的报表有啥不同,这种报表又怎么做?

报表工具和 Excel 的根本区别在于动态性。 Excel 是静态的,而企业报表却是动态的,会随着数据变动而变动。想想我们平时拿到的 Excel,它是“死”的,除非我们手动修改里面的内容,否则 Excel 是不会变化的;但我们在系统里查询的报表是随着时间和参数的变化而不同的,比如本月的销售额每天都会变化。

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这样,静态的 Excel 和动态的报表制作方式就完全不同了,制作人员也不一样。 Excel 表格可以由普通的业务人员使用 Office 或 WPS 制作完成,对制作人员的要求也不高,不需要什么技术背景;而企业报表则需要由专业的技术人员来完成,写代码或者使用专用的报表工具来做报表,做的过程中经常需要编写脚本和表达式,这就要求制作者具备一定的技术能力才能完成报表的制作。

动态性不仅体现在报表中的数据本身,还表现在报表的格式上。由于开发报表时并不知道数据源中的数据条数(数据会不断变化,不可能写死),这就需要为报表制作“模板”,报表引擎根据模板设置和实际的数据生成动态报表,纵向可以扩展出多行,横向可以扩展出多列。也就是说,报表行列数也是动态的。

报表工具,也就是用来制作报表“模板”的工具。使用报表工具来开发报表“模板”的好处是易维护。报表需要修改时,只需要修改某几个格子就可以完成修改工作,而不用像 Excel 那样逐行修改。这也是动态能力带来的好处。

数据来源差异。 报表开发要有数据准备的工作,通常是从数据源中读取数据并处理好后给报表呈现。数据源种类也可能很多,数据库、文本、Hadoop 都可以作为报表的数据源,报表连接的数据源是报表动态数据的来源。这点与数据内置的 Excel 差异很大。

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报表和 Excel 的应用环境也不一样。报表作为企业级应用,主要以 B/S 架构形式存在,部署一个应用就可以被多人访问,不同角色的人访问报表时会伴随权限控制使得不同的人看到的报表结果是不一样的。比如我们经常会登录自己企业内部的 OA、ERP 查询相应统计数据,也可以登录中国移动的网站查询话费详单,这些都是报表的应用形式。

Excel 更多地是在单机上使用,像 Office 和 WPS 这些都是桌面版办公软件。在使用时,如果一个人做好的 Excel 不共享出去,别人是无法访问这个 Excel 的内容的,更无法像报表那样一处部署,多人访问了。

当然,报表和 Excel 还可以进行交互,在报表查询后可以将报表结果导出 Excel 用于数据留存或进一步数据加工;在使用报表工具制作报表时也可将 Excel(通常是业务部门提供的报表表样)导入,在此基础上进行修改完成报表制作。

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总的来说,报表和 Excel 虽然可以无缝交互,但在动态能力、应用环境以及数据源支持等方面还有很大差异,开发报表最好使用专业的报表工具,选择计算能力较强,性价比较高的工具。

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