只会用 Excel 做报表?OUT 了!

一提到做报表,最容易想到的就是 Excel。在职场中使用 Excel 做报表是常态,Excel 使用简单,对职场人很友好,一般业务人员熟悉两天就能做一些简单报表了。

不过,当你熟悉了一种工作方式,甚至成了一种习惯,你可能就对这种方式存在的问题不再敏感。用 Excel 做报表也是这样,Excel 的确简单,但同时也存在很多问题,我们不能对这些问题熟视无睹。

都会有哪些问题呢?咱们简单举几个例子。

一张报表要做多份

同一张报表,不同角色的人看到的数据不一样,看到的指标也可能有多有少,老板要看最全的,同事只能看到本部门的,客户只能看到自己的…… 使用 Excel 做这种表就需要做多份出来,每个 Excel 对应一种角色,用的角色越多,做的份数也越多。

修改的噩梦

事实上,一张报表做多份其实还好,工作量摆在那,辛苦一点总能看到希望。伤害最大的其实是修改,反复修改。有时我们做完的报表数据可能发生变化,这时就需要一张一张调整,如果这种事情经常发生,那简直是噩梦。

类似的情况其实经常发生,除了数据变了,还有格式调整、指标发生变化,还包括自己做表时的失误,这些都会导致报表的修改。

重复工作

年报每年都要做,季报每个季度做,月报每个月,周报每周…… 一样的报表,一样的味道,一样的重复。虽然重复,但并不简单,从基础数据加工成周期报表有时很复杂,经常刚刚做完上个月的月报表,又要开做这个月的了。

出现这些问题是因为 Excel 是固定(死)的,每一个都要独家定制,缺少通用解决办法。虽然通过 VBA 编码可以做一些通用模板,但效果有限,重要的是 VBA 可不是一般职场人能玩转的。

那有没有工具能替代 Excel,搞定职场报表呢?

答案是,没有!

职场报表 Excel 不可或缺。不过我们都是成年人,成年人不要二选一。为什么非要替代 Excel 呢,难道不能找一个工具辅助吗,发挥各自的长处,配合着使用不也是极好的吗。

嗯,我们都开始用润乾报表了,堪称职场报表神器。

这玩意儿这么厉害?来,我们扒一扒润乾报表的特点。

动态数据

在润乾报表里,数据可不是死的,可以动态读取数据。通过“数据集”可以导入 Excel、CSV、TXT 等文件数据,还可以连数据库(不懂的话飘过去就可以了)。

这有啥好处呢?

还记得折磨人的月报吗,有了这个特点,每个月数据数据拿来选完导入报表就生成了,一分钟都用不上。如果数据有调整,重新导入数据就完事了。这好处还不够吗?

动态模板

数据问题解决了,报表总变累死人的问题咋办?

别急,润乾报表可以设置动态模板。啥意思?看一下就明白了。

用润乾报表做报表可不需要傻傻地在每个格子里写死,只在模板里设置动态表达式(第二行)就可以,至于报表最后有多少行,就完全取决于数据和你编写的表达式了。

看明白了吗?以后你要维护报表就只需要修改第二行的表达式,更改格式、增加删除统计指标,不用重复折腾。

动态参数

再让我们看看怎么解决同一报表做多份的问题。在润乾报表里可以设置参数,这样就可以动态筛选数据,然后导出 Excel 发给不同角色的人了。

把参数放到表达式中进行筛选

上面提到润乾报表的功能只是冰山一角,这里还可以了解更多(含下载): http://www.raqsoft.com.cn/wx/Report-for-businesspeople.html,后面还有全套学习课程。免费版功能足够,就是偶而会跳点广告(毕竟是商业公司做的),如果嫌烦就要购买收费版了(也不贵)。

润乾报表和 Excel 搭着用,做报表真心事半功倍。